#011: Alles klar? Warum Klarheit in Ihrem Unternehmen wichtig ist

Sehen Sie auch manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr? Dann ist es Zeit, sich mit der Klarheitspyramide zu beschäftigen.

Willkommen zurück, ich freue mich, dass Sie hier sind!

Letzte Woche habe ich mich hier an dieser Stelle mit meinem Kollegen und Freund André Nünninghoff unterhalten. Bei ihm steht ja Kommunikation an oberster Stelle, wenn es darum geht, die Team-Produktivität zu erhöhen. Gleichzeitig schätze ich an ihm auch seine Klarheit. Macht man mit André zusammen ein Projekt, weiß man immer, wo man steht, was die Ziele und Erwartungen sind.

Und genau um dieses Thema, nämlich die Klarheit, geht es mir auch heute. Vielleicht erinnern Sie sich noch an die Folge 7 dieses Podcasts. Dort ging es darum, den Mitarbeitern mehr Verantwortung zu geben. Schöner Nebeneffekt davon ist nämlich, dass dann auch deren Engagement steigt. Ich kürze hier schon fast fahrlässig ab, doch in der Folge 7 habe ich Ihnen gezeigt, wie das Unternehmen Asana, das ein hervorragendes Team-Kollaborations-Tool anbietet, genau diesen Weg geht. Die Folge war nicht ganz einfach, da sie doch eher im Allgemeinen bleiben musste.

Heute will ich da anschließen, nochmals auf Asana schauen und zeigen, was wir alle von denen lernen können. Asana hat sich nämlich das Thema “Klarheit” auf die Fahnen geschrieben. Lassen Sie uns hier eintauchen!

Wir haben ja im Deutschen die wunderbare Redensart “Wir sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht”. Genau das passiert uns häufig auch bei der Arbeit.

Einerseits als Unternehmer oder Führungskraft. Vor lauter Alltagshektik - und vielleicht auch, weil wir unsere Prozesse nicht klar definiert haben oder weil wir nicht richtig delegieren - arbeiten wir ständig IM Unternehmen statt AM Unternehmen. Auch so eine schöne Redensart: Im Unternehmen statt am Unternehmen arbeiten.

Andererseits sehen auch unsere Mitarbeiter den Wald vor lauter Bäumen nicht oder nicht mehr. Sie tun zwar, arbeiten den ganzen Tag und arbeiten To-dos ab, doch sie verlieren sich in den täglichen Details, während sie gleichzeitig das Big Picture aus den Augen verlieren. Oder noch schlimmer: Sie wissen gar nicht genau, was eigentlich das Big Picture ist und was ihre tägliche Arbeit dazu beiträgt.

In der ersten Folge dieses Podcasts gingen wir der Frage nach, was erfolgreiche Teams ausmacht und eine sehr umfangreiche Studie von Google zeigt, dass einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren “Relevanz” lautet. Jeder Mitarbeiter muss wissen und spüren: “Was ich hier mache, bewirkt tatsächlich etwas. Mein Beitrag ist wichtig für das größere Ganze. Ich mag vielleicht nur ein kleines Zahnrad sein, doch wenn das fehlt, funktioniert die ganze Maschine nicht mehr.”

Es geht also darum, dass alle im Unternehmen den Blick auf das größere Ganze haben und nicht aus den Augen verlieren.

Ich denke, das leuchtet relativ rasch ein, doch birgt es auch eine Gefahr. Wer nur dem Big Picture nachhängt, hat vielleicht auch den Kopf etwas zu sehr in den Wolken. Irgendwann muss ja das Big Picture auch eine konkrete Auswirkung auf den Alltag der Mitarbeiter und natürlich der Kunden haben.

Es braucht also eine Verbindung vom Big Picture zur ganz konkreten Aufgabe, die jeder Mitarbeiter genau jetzt erledigt.

Asana hat sich genau diese Überlegungen auch gemacht und das Konzept der Klarheitspyramide entwickelt. Die Klarheitspyramide sorgt dafür, dass es einen durchgängigen roten Faden gibt zwischen der Vision oder langfristigen Zielen und den konkreten Resultaten, die das Unternehmen täglich erreicht.

Dieser rote Faden hilft, dass alle Mitarbeiter am selben Strick ziehen. Es macht die Vision und die Strategie konkreter, spürbarer und damit vertrauensvoller. Und schließlich hilft die Pyramide auch jedem Einzelnen, Entscheidungen zu treffen, denn jetzt hat man eine gute Entscheidungsgrundlage. Jede Entscheidung unterstützt im Idealfall die Vision oder mindestens die anderen Ebenen der Klarheitspyramide.

Die Klarheitspyramide ist ein schönes Bild, doch alles andere als revolutionär. Aber Sie wissen es ja selbst: Häufig haben die kleinen, simplen, einfachen und schnell umgesetzten Maßnahmen die größte Wirkung. Diese Klarheitspyramide wird Ihnen also nicht viel Neues mitgeben können, doch vielleicht regt sie Sie an, wieder mal für Ihr Unternehmen zu prüfen, ob der rote Faden von der Spitze bis zur Basis wirklich da und spürbar ist. Und zwar nicht nur für Sie oder den Aufsichtsrat, sondern für jeden einzelnen Mitarbeiter.

Also, wie sieht die Klarheitspyramide bei Asana nun aus? An der Spitze steht die Mission oder Vision. Asana nutzt zur Verdeutlichung der Pyramide das Beispiel einer Mars-Landung. Die Mission könnte dann lauten: “Unser Verständnis für den Weltraum und die Technologie vorwärts bringen, so dass Menschen auch auf anderen Planeten leben können.” Also noch sehr abstrakt, doch das ist eben erst die Mission oder Vision.

Daraus leitet sich die Strategie ab. In diesem Fall: “Wir bringen Astronauten auf den Mars und danach wieder sicher zurück zur Erde.”

Aus dieser Strategie entstehen unternehmensweite, konkrete Ziele. Vielleicht ein Business-Ziel wie “nur einen Teil des NASA-Budgets verwenden”, ein Produkt-Ziel wie “ein Raumschiff bauen, das Menschen für die Reise von 6 Monaten gesund hält” und ein internes Ziel wie “Astronauten rekrutieren und internes Team für die Mission bilden”.

Damit wir prüfen können, ob diese Ziele überhaupt erreicht werden, braucht es Messgrößen, z.B. quartalsweise Key Results. Also “Budget für den Launch planen”, “8 Astronauten rekrutieren” usw.

Aus diesen Key Results ergeben sich dann die ganz konkreten Projekte.

Zusammengefasst: Mission an der Spitze der Pyramide - dann Strategie - eine Stufe weiter unten Ziele - dann Messgrößen - und am Sockel der Pyramide Projekte.

Sehen Sie? Das ist nicht wirklich etwas Neues, sondern eigentlich ein Teil von “Business für Anfänger”.

Doch ganz ehrlich: Wird das so in Ihrem Unternehmen gelebt? Oder wird das so in Ihrem Team gelebt? Sind sich wirklich alle Mitarbeiter bewusst, wo Sie in der Pyramide sitzen und was Ihre Arbeit zur gesamten Pyramide beiträgt?

Ich glaube, dass erst, wenn diese Klarheit dauerhaft hergestellt ist, Teams wirklich produktiv und engagiert arbeiten können.

In der Folge 3 habe ich ja im Prinzip einen Teil dieser Pyramide beleuchtet. Da ging es um die OKR, also Objective Key Results. Eine einfache und gute Methode, Ziele zu setzen, so dass sie auch gelebt werden. Zwei wichtige Vorteile von OKR sind die Transparenz und das Alignment, also dass alle Mitarbeiter an einem Strick ziehen und in dieselbe Richtung arbeiten. Deshalb sind OKR auch miteinander verknüpft. Jedes OKR-Set zahlt auf das nächsthöhere OKR-Set ein. Diese Zusammenhänge habe ich in der Folge 3 besprochen, hier tauchen sie wieder in einem anderen Zusammenhang auf.

Darüber hinaus ist die Klarheitspyramide natürlich auch von aussen spürbar.

Dazu verlasse ich mal kurz die Klarheitspyramide von Asana und springe zum Konzept des Goldenen Kreises von Simon Sinek. Simon Sinek hat dieses Konzept in einem inzwischen sehr bekannten Ted Talk vorgestellt. In den Shownotes finden Sie den Link zu seiner Keynote mit deutschen Untertiteln. Sehr sehenswert!

Simon Sinek hat nämlich beobachtet, dass sehr erfolgreiche Menschen oder Unternehmen immer beim “Warum” starten.

Klingt banal, doch lassen Sie uns das fertig durchdenken. Er zeichnet drei Kreise. Ganz in der Mitte, im innersten Kreis steht das große “Warum”, also warum ein Business, ein Unternehmen überhaupt existiert.

Der nächste Kreis ist das “Wie”. Wie will das Unternehmen das “Warum” erreichen?

Der äusserste Kreis ist das “Was”, also was das Unternehmen konkret tut, um das “Warum” zu erreichen.

Die These von Simon Sinek ist, dass die meisten Unternehmen von außen nach innen und höchstens bis zum “Wie” gehen. Das “Warum” kommt kaum vor oder - noch schlimmer - viele Unternehmen kennen ihr “Warum” gar nicht wirklich. Falls Sie jetzt nur Bahnhof verstehen, dann schauen Sie sich am besten das Video von Simon Sinek an.

Lassen Sie mich an dieser Stelle trotzdem ein Beispiel machen. Stellen Sie einen Computer mit einem angebissenen Apfel her, könnten Sie alle Features aufzählen, die das Gerät mitbringt. Arbeitsspeicher, Prozessor, Festplatte usw. Dann sagen Sie noch, dass Sie mit diesem Gerät alle Aufgaben in Ihrem Arbeitsalltag spielend erledigen können. Das wäre das “Wie” und das “Was”. Doch irgendwie holen Sie damit niemanden wirklich ab.

Deshalb hat Apple nie so geworben - zumindest nicht, als Steve Jobs an der Spitze stand. Nein, Apple hat z.B. in den 1990er-Jahren mit der bekannten und unglaublich erfolgreichen Kampagne “Think different” für sich und seine Produkte geworben. In vielen Spots oder Plakaten sah man nicht einmal ein Apple-Produkt an sich, sondern es wurde nur das “Warum” transportiert. Oder im allerersten iPhone-Werbefilm sieht man eine Anreihung von sehr kurzen, bekannten Filmszenen, in denen die Akteure einfach “Hallo” in ein Telefon sprechen. Am Schluss wird dann das iPhone gezeigt mit den Worten “Hello”. Fertig. Sehr faszinierend! Apple bewirbt also in beiden Beispielen das „Warum“, die Vision. Nicht das „Wie“ oder das „Was“, sondern nur die Vision.

Auf diese Werbungen verlinke ich übrigens gerne in den Shownotes. Natürlich macht Apple auch andere Werbungen, auch Filme, die die Bedienung der Geräte zeigt, doch das “Warum” ist immer da und spürbar.

Sie sehen, wie sich die Botschaft auch nach außen verändert, wenn man vom “Warum” zum “Wie” und “Was” geht. Es wird nicht mit Fakten geworben, sondern es werden direkt Emotionen erzeugt oder angesprochen, was eine große Wirkung erzeugt.

Anderes Beispiel ist die Autoindustrie. Da wird schon lange nicht mehr mit Techniken oder Funktionen geworben, sondern mit “nichts ist unmöglich”, mit “Freude am Fahren”, mit “Vorsprung durch Technik” oder “das Beste oder nichts”. Ich bin sicher, Sie wissen sofort, über welche Marken ich spreche.

Mit diesem kleinen Einschub des goldenen Kreises nach Simon Sinek ist auch klar, wie sehr die Klarheitspyramide nicht nur die Sicht im Unternehmen verändert, sondern darüber hinaus. Es lohnt sich also so oder so, dem nachzuspüren und zu überprüfen, wie hoch die Klarheit bei Ihnen ist.

Asana geht hier sogar noch einen Schritt weiter. Für Asana ist es eine Kernaufgabe einer Führungsperson, für Klarheit zu sorgen. Auch das klingt nach einer Binsenwahrheit, doch Sie kennen selbst aus dem Alltag genügend Beispiele, wo das eben nicht so gelebt wird.

Das ist ein Stück weit nachvollziehbar. Als Unternehmer oder Führungskraft sind wir dermaßen im Business drin, dass wir vergessen, dass es unseren Mitarbeitern nicht ganz so geht. Natürlich - oder hoffentlich - haben wir das Big Picture verinnerlicht. Natürlich sehen wir das große Ganze, den Wald - und nicht nur die Bäume. Für uns ist das völlig normal. Doch wird dürfen nicht automatisch annehmen, dass das bei den Mitarbeitern auch so ist. Deshalb überschätzen viele Führungskräfte die Klarheit, die in ihren Team herrscht. Solange Telepathie noch nicht funktioniert, sind wir eingeladen, diese Klarheit herzustellen.

Ohne böse sein zu wollen, sollten wir davon ausgehen, dass der Normalzustand im Team Chaos und Verwirrung ist. Nur wenn wir für Klarheit sorgen, kommen wir zu mehr Klarheit. Das ist unser Job als Unternehmer oder Führungskraft.

Gelingt uns das nicht, wird es schwierig für die Teams und sogar Unternehmen, die Ziele zu erreichen. Unsere Teams sind durch weniger wichtige Aufgaben abgelenkt. Viele Dinge werden auch doppelt erledigt, weil Unternehmenssilos entstehen. Oliver Ratajczak hat im Interview, das ich mit ihm führte, ein paar schöne Beispiele dafür genannt. Das war in der Folge 6. Ohne Klarheit merken Ihre Teams auch nicht, wenn mal etwas durch die Maschen fällt, so dass Deadlines nicht eingehalten werden können oder die Qualität leidet.

Die Folge: Wir versuchen verzweifelt Klarheit herzustellen und holen weitere Infos ein. Dadurch steigt die Mailflut, die Chats explodieren und der Kalender wird mit Status-Meetings gefüllt. Das sind alles Anzeichen dafür, dass keine Klarheit im Unternehmen herrscht.

Bei Asana herrscht die Meinung, dass in erfolgreichen, produktiven Teams eben ein hoher Grad an Klarheit besteht, konkret die “Clarity of Purpose”, die “Clarity of Plan” und die “Clarity of Responsibility”.

“Clarity of Purpose”, also die Klarheit über das Warum oder die Vision, ist nicht nur wichtig für das Engagement, sondern auch im Alltag. Jeder Mitarbeiter muss ja immer wieder Entscheidungen treffen und die Klarheit über das Big Picture gibt hier genau den Kontext, um die Entscheidung treffen zu können.

Asana reduziert diese “Clarity of Purpose” auf zwei Fragen:
Erstens: Wenn wir unglaublich erfolgreich sind, wie würde sich die Welt verändern?

Hat Ihr Unternehmen eine wirklich große Idee oder Vision, dann können Sie damit sicher etwas anfangen. Doch nicht alle von uns sind Tesla oder Apple. Deshalb würde ich die Frage gerne etwas kleiner machen und vielleicht fragen: Wie würde sich die Welt meiner Kunden verändern?

Zweite Frage: Wie wirkt sich die Aufgabe, die ich genau jetzt tue, auf diesen Erfolg aus? Oder: Was trägt die aktuelle Aufgabe zu diesem Erfolg bei?

Wenn Sie und alle in Ihrem Team diese beiden Fragen beantworten können, dann sind Sie auf gutem Weg.

Nächste Klarheit bei Asana ist die “Clarity of Plan”. Hier wird es etwas handfester. Wenn wir unser “Warum?” kennen, dürfen wir uns ausdenken, wie wir dorthin gelangen. Das sind dann eben die anderen Ebenen der Klarheitspyramide von vorhin. Die Mission oder Vision wird also heruntergebrochen - im Idealfall auf genau die Aufgaben, die auf meiner To-do-Liste stehen.

Dritte Klarheit ist dann die “Clarity of Responsibility”. Hier schließt sich der Kreis zu meiner Folge 7, auf die ich am Anfang hingewiesen habe. Es geht hier also um die Frage, ob jedes Team-Mitglied ganz genau weiß, welches seine Rolle bei der Ausführung des Planes ist.

Alle drei Klarheiten braucht es, damit die Pyramide funktioniert.

Ich hoffe, ich kann Sie mit diesen Gedanken dazu anregen, für etwas mehr Klarheit in Ihren Teams und Ihrem Unternehmen zu sorgen.

Die Kernbotschaft hinter all dem ist eigentlich so simpel wie wertvoll: Nur wenn Sie selbst für die absolut nötige Klarheit sorgen, wird es Ihnen gelingen, hoch-produktive, engagierte Teams zu schaffen, die alle gemeinsam an einem Strick ziehen.

Ich finde es bemerkenswert, wenn ein Unternehmen wie Asana sich so tiefgehende Gedanken darüber macht, wie Zusammenarbeit funktionieren kann und wie Mitarbeiter engagiert werden können. Das ist bei Asana nicht einfach leeres Marketing-Geschwätz, sondern wird auch tatsächlich so gelebt - soweit man das von außen beurteilen kann. Selbstverständlich spiegelt sich diese Klarheitsphilosophie auch im Produkt Asana wider.

Inzwischen halte ich Asana übrigens für das beste Tool überhaupt, um Teamprojekte und Aufgaben zu managen. Asana ist nicht einfach eine To-do-Liste, sondern ein cleveres Tool für eine umfassende Zusammenarbeit. Sollten Sie also ein Team mit mindestens 5 Personen führen, könnte Asana eine echte Unterstützung für Sie sein. In Asana können Sie klassische To-do-Listen, aber auch Kanban Boards erstellen. Sie können mit Asana auch Projekte planen - nicht die ganz komplexen, aber die “normalen” Business-Projekte inkl. Abhängigkeiten, GANTT-Chart etc. Sie können mit Asana sogar Ihre internen E-Mails komplett auf Null bringen und vieles mehr. Dabei können Sie als Unternehmer oder Führungskraft zu jeder Zeit das Big Picture ansehen und die Berichte einsehen, die Sie dafür brauchen.

Asana ist damit die optimale Lösung für Teams ab ungefähr 5 Personen. Möchten Sie mehr über Asana erfahren, dann gehen Sie auf deren Webseite unter asana.com. Möchten Sie hingegen ganz konkret wissen, ob Asana gut für Sie geeignet ist oder wie Asana Ihre Arbeit erleichtert, dann machen Sie am besten einen Telefontermin mit mir aus und zwar unter https://team-performance.ch/hallo.

So, damit wäre ich am Schluss. Heute habe ich auf einen ganzen Blumenstrauß an Artikeln, Videos etc. verwiesen. Alle Links finden Sie direkt in Ihrer Podcast-App oder in den Shownotes unter team-performance.ch/011. 011 wie elf für die elfte Folge, die Sie eben gehört haben.

In der nächsten Folge geht es dann wieder um etwas ganz anderes und doch um genau das Gleiche. Um Klarheit. Dann aber um Klarheit in der Kommunikation. Die braucht es natürlich in absolut jeder Art und Form der Kommunikation, nächste Woche will ich mich aber auf die virtuelle Kommunikation fokussieren. Die bringt unglaublich viele Vorteile, doch leider auch ein paar Stolpersteine. Ich zeige Ihnen, wie Sie diese umschiffen können.